اصول و روش های بایگانی اسناد و مدارک چیست ؟

  • ۳۵۵

بایگانی اصول و روش های مشخص شده ای دارد که برخی از مهمترین آنها عبارت می باشد از :

    ایجاد :

در این مرحله باید هدف مهار شود و تولید سوابق کاهش پیدا کند. در واقع باید بدانید در این مرحله نکات بسیار مهمی مانند استاندارد سازی فرم ها، جلوگیری کردن از تکثیر بی رویه سوابق، نظارت کردن بر دریافت سوابق، استانداردسازی نوع پوشه و کاغذ، به کارگیری روش های استاندارد و … به طور جدی پیگیری می شود.

اصول بایگانی اسناد

    به کارگیری و استفاده :

در این مرحله تلاش می شود که دسترسی افراد به مدارم بسیار آسان تر شود و اطلاعات و پرونده هایی که ضروری هستند را در ردیف اولیه قرار دهند.

    تعیین تکلیف :

در این مرحله تمامی اسناد و مدارکی که وجود دارد مورد ارزشیابی قرار می گیرد تا آنها را به آرشیو اصلی انتقال دهند. در واقع باید بدانید این بخش یکی از مهمترین بخش ها به شمار می رود که اطلاعات زیادی را در خود جای داده است و بیشتر کارمندان باید با این بخش آشنایی داشته باشند.

به طور کلی باید بدانید زمانی که نرم افزار بایگانی را در هر اداره ای داشته باشید به راحتی می توانید اصول و روش های آن را انجام دهید و دیگر نیازی نیست برای ذخیره کردن آن مدارک به بخش مورد نظر بروید. بلکه در اتاق خود می توانید این اطلاعات را ذخیره سازی کنید تا دیگر کارمندان هم در صورت نیاز آنها را مشاهده کنند.

برای مشاهده ی مطلب تعریف بایگانی به این صفحه بروید.

اگر نیاز به مشاوره در این زمینه دارید به این صفحه بروید.

برای مشاهده ی مقالات سایت راوند پوشان به این صفحه بروید.

نظرات: (۰) هيچ نظري هنوز ثبت نشده است
ارسال نظر آزاد است، اما اگر قبلا در بیان ثبت نام کرده اید می توانید ابتدا وارد شوید.

چشم انداز

اینجانب زهرا راوند مدیرعامل تعاونی راوند پوشان با اهمیت به بانوان فعال و پرتلاش شهرستانم تصمیم دارم بانوان توانمند و دارای تحصیلات و موفقیت های مختلف را به اجتماع معرفی کنم تا بتوانم نقشی هر چند کوچک در اشتغال آن ها داشته باشم.

نقشه دفتر شرکت