هدف و وظیفة مدیریت اسناد

  • ۴۸

وظیفة مدیریت اسناد، مطمئن ساختن دستگاه به این نکته بیان شده است که اطلاعات ثبت شده ( در مراحل چرخه عمر سند) به شیوه ای اقتصادی و کارآمد مدیریت می شوند.
هدف از انجام امور مدیریت اسناد، مراقبت از این امر است که اسناد دولتی به طرزی موثر و با صرفه اقتصادی در دوره ای که در دستگاههای دولتی وجود دارند، مدیریت شوند خواه این اسناد در شکل سنتی (نوشتاری، صوتی، تصویری..) و یا به صورت اسناد الکترونیکی باشند.

در واقع نخستین هدف مدیران اسناد تهیه راهنماها و همکاری با دستگاههای دولتی به منظور طراحی و تکمیل و اجرای برنامه های مدیریت اسناد و اطلاعات در مورد اسنادی است که آنها به طور روزمره ایجاد و یا دریافت می کنند و به انحاء گوناگون با آن سر و کار دارند.

از جمله وظایف مدیران اسناد برای انجام این مهم می توان به موارد زیر اشاره نمود:

ایجاد استانداردها برای کنترل ، نگهداری ، امحاء یا حفاظت از اسناد دولتی.

ارائه خدمات مشورتی و آموزشی در زمینه های:

رعایت قوانین ، نظامنامه ها و سیاستهای دولتی

تهیه فهرست اسناد و ارزشیابی (تهیه جداول زمانی نگهداری)

نگهداری و امحاء اسناد

بایگانی اسناد

حفاظت و مرمت اسناد.

طراحی سیستمهای مرتبط با ایجاد و نگهداری اسناد:

تجهیزات بایگانی، تهیه فهرستها و اندکسهای راهنمای اسناد و بازیافت اسناد.

تجهیزات بایگانی راکد، تهیه فهرستها و اندکسهای راهنمای اسناد راکد، بازیافت اسناد و دوربینهای میکروگرافیک.

تجهیزات مورد لزوم و راهنماهای نگهداری اسناد الکترونیک.

نقشه های حفاظت از اسناد حیاتی و نقشه مقابله با خطرات، بازیابی و مرمت اسناد.

تهیه میکروفیلم و میکروفیش از اسناد (پرونده های پشتیبان).

تهیه امکانات نگهداری اسناد به شیوه برون سازمانی در مراکز اسناد.

دیگر نکات در امر بایگانی به شرح زیر میباشد :

  1. بایگانی چیست ؟
  2.  اصول و بایگانی اسناد و پرونده های پزشکی
  3.  اصول بایگانی اسناد فنی
  4.  اصول بایگانی اسناد حسابداری و مالی
  5.  اصول بایگانی پرونده های پرسنلی
  6.  اصول و روش های بایگانی اسناد و مدارک چیست ؟
  7.  اهمیت بایگانی موثر در جلوگیری از نابودی اطلاعات
  8.  الزام قانونی اهمیت بایگانی موثر
  9.  افزایش امنیت در بایگانی موثر
  10.  محل مناسب برای بایگانی
  11.  موارد لازم برای بایگانی مناسب
  12.  چگونگی محافظت و محافظ پرونده های بایگانی
  13.  اداره امور بایگانی در هر سازمان
  14.  الزام قانونی اهمیت بایگانی موثر

برای مشاهده ی دیگر مقالات و آموزش های بایگانی به این صفحه بروید.

نظرات: (۰) هيچ نظري هنوز ثبت نشده است
ارسال نظر آزاد است، اما اگر قبلا در بیان ثبت نام کرده اید می توانید ابتدا وارد شوید.

چشم انداز

اینجانب زهرا راوند مدیرعامل تعاونی راوند پوشان با اهمیت به بانوان فعال و پرتلاش شهرستانم تصمیم دارم بانوان توانمند و دارای تحصیلات و موفقیت های مختلف را به اجتماع معرفی کنم تا بتوانم نقشی هر چند کوچک در اشتغال آن ها داشته باشم.

نقشه دفتر شرکت